Ne perdez pas d’argent et gérer correctement les budgets sur vos projets. Saisissez l’opportunité et découvrez les principes de base de la gestion financière de projet et contrôlez vos revenus, vos dépenses et l’ensemble du budget du projet. Les dépenses individuelles vont progressivement rongé le montant total d’argent dont vous disposez pour le projet. Le suivi des revenus, des dépenses et de la trésorerie globale est donc essentiel à la bonne gestion de l’ensemble du budget du projet. Si vous êtes en charge de plusieurs projets simultanément, incl. leurs budgets, il est alors nécessaire de suivre la situation financière de l’ensemble du portefeuille de projets.
Pour éviter de gaspiller le budget de votre projet et finalement de faire échouer le projet, nous avons préparé des étapes pour la planification financière de votre projet.
La sélection d’outils
Tout d’abord, il est nécessaire d’identifier un outil qui servira au point central de la gestion financière de votre projet. Non seulement à la lumière des événements, vous souhaitez avoir un accès en ligne à cet outil afin que vous et votre équipe puissiez ajouter des dépenses en temps réel de n’importe où, et ne rien oublier. Le scénario idéal est d’utiliser directement le logiciel que vous utilisez déjà pour gérer le projet lui-même.
Les projets coûtent de l’argent. Être capable de gérer et de suivre les dépenses est ce qui maintient le projet dans un budget. Les parties prenantes ne sont pas susceptibles de considérer le projet comme un succès s’il leur coûte trop cher. Rappelez-vous la triple contrainte : coût, portée et temps. Il faut gérer les trois, donner et prendre de l’un à l’autre.
Le didacticiel vidéo suivant aborde les coûts, en particulier les dépenses du projet. Vous allez avoir ces dépenses, mais pour éviter des dépenses excessives, vous devez avoir un système en place pour les surveiller et les suivre. C’est la seule façon de contrôler vos dépenses et, ce faisant, de respecter votre budget. Regardez et apprenez comment gérer et suivre les dépenses de votre projet.
Comment suivre les dépenses ?
La dernière chose que vous voulez, c’est que votre salaire ou votre bonus soient réduits parce que vous n’avez pas respecté le budget du projet.
Établir des systèmes
La première règle est d’avoir un système en place pour gérer vos dépenses et d’avoir la capacité de les suivre. Cela peut être un logiciel de gestion de projet robuste avec des fonctionnalités dynamiques ou quelque chose de plus statique comme une feuille Excel.
Quoi que vous choisissiez, vous avez besoin de quelque chose pour collecter ces données et identifier qui dépense quoi et quand. C’est le strict minimum et un bon point de départ. Sans système en place, il n’y a aucun moyen de savoir où va votre argent.
Fournir un accès en ligne
La prochaine étape logique est d’avoir un système en ligne. Pouvoir accéder à votre système de suivi n’importe où et à tout moment est plus qu’un simple luxe. Il est devenu un élément essentiel de tout plan de gestion de projet.
Vous ou votre équipe pouvez travailler sur le terrain ou hors site quelque part. Un outil en ligne vous donne accès au système, vous pouvez donc ajouter des dépenses sur-le-champ. Attendre d’être de retour au bureau signifie qu’il est plus probable que quelque chose passe entre les mailles du filet.
Identifier les postes budgétaires
Un système est important, mais il ne sert à rien tant que vous n’avez pas identifié les éléments de votre budget. Vous devez savoir où vont les coûts. Cette liste varie d’un projet à l’autre, d’une industrie à l’autre, mais la détailler est la clé de chaque projet. Pour créer un budget, vous devrez estimer le coût de toutes les tâches qui composent votre projet, y compris toutes les ressources nécessaires à leur exécution. Notre modèle de devis facilite ce processus.
Créer un budget
Vous pouvez probablement voir où cela va. Tout cela fait partie intégrante de la création d’un budget. Vous devez avoir déterminé vos coûts et dépenses fixes et variables avant de pouvoir les suivre. Le budget sera le parapluie sous lequel toutes les dépenses de votre projet seront couvertes.
Bien sûr, une fois que vous avez créé un budget, vous devez le faire approuver. Cela vous permettra de voir les paramètres de vos dépenses et d’aider au suivi en vous indiquant ce qui est autorisé à dépenser et quand ces coûts dépassent ce qui a été affecté au projet. Donc, si vous avez besoin de conseils, d’outils ou de techniques pour vous aider à gérer vos dépenses et à suivre vos dépenses, consultez l’expert comptable.